Haft något möte idag?

Man brukar skämtsamt säga att om det överhuvudtaget är något som beslutas på ett möte, så är det när nästa möte ska vara. Ibland kan man ju undra över hur vi ska bli mer effektiva – eller om det kanske inte är ett nödvändigt mål…
Varje tisdagsmorgon har min avdelning på jobbet möte. Ett informellt möte, där de som är på plats tar med sig sin kaffekopp och sätter sig ner tillsammans för att stämma av vad som är på gång de närmaste dagarna. Vi jobbar med olika projekt och har en ganska spretig tillvaro, så det är gott att samla ihop oss emellanåt. Mötet ska inte ta mer än vår vanliga fikapaus är det tänkt och det håller vi väl hyfsat, faktiskt.

På vårt möte i morse kom vi just att prata om möten i allmänhet och hur många vi sitter på som är ofokuserade, tar för mycket tid och ibland faktiskt inte verkar ha något riktigt syfte. Så himla lämpligt att väninnan L just idag delade en länk till TV4:s Nyhetsmorgon där man pratade om mötesinfarkt!

Tydligen har undersökningar kommit fram till att inte mindre än en tredjedel av arbetstiden ägnas åt möten och hälften av den tiden är bortkastad! Jag tror tyvärr att det stämmer mycket bra.

Nyhetsmorgons programledare intervjuade Åsa Lindell, som arbetar bland annat som mötesledare och coach. När jag lyssnade till henne blev jag påmind om en annan organisationskonsult som föreläste på jobbet om vikten av att strukturera upp våra kontor och mejlen i datorerna, för att minska stressen. Hon pratade också om det som Åsa Lindell pratar om: att vi bokar våra möten alldeles för tätt. Det ena börjar där det andra tar slut – utan att ge tid för vare sig förberedelse, reflektion eller toalettbesök. Vi blir stressade och det skapar dåliga arbetsplatser.

Just den biten tänker jag, att vi alla – var och en – lätt skulle kunna råda bot på, genom att kryssa extra tid i kalendern. Är mötet 9-10, så borde jag kanske boka in halv nio till halv elva.

Det som utmärker ett dåligt möte är:

  • Otydligt syfte (30-40% av mötena har inget tydligt syfte!)
  • Dåligt förberedda (Det är svårt att förbereda sig om syftet är otydligt)
  • Ostrukturerad inledning och avslutning

Enligt Åsa Lindell behöver vi ta gemensamt ansvar för att skapa bättre möten, genom att bli tydligare med syfte och mål, skapa gemensamma spelregler och kanske till och med ha en utbildad mötesledare. En person som förmår få med sig alla i rummet och kan bidra till att vi känner oss motiverade.

Hm… jag kände att vi fick lite att bita i här. Det är väldigt lockande att använda tiden mer effektivt. Inte för att just effektiviteten i sig är ett mål för mig. Men om vi känner att tiden används väl och ansvarsfullt, så tror jag att vi kan hitta mer utrymme för kreativitet – och den värnar jag om.

Över huvud taget tror jag att många arbetsplatser skulle tjäna på att faktiskt ägna tid åt att se på hur man fungerar tillsammans och vad vi lägger resurser på. Det handlar väl helt enkelt om respekt för varandras kompetens och tid.


Detta är inlägg 35 av 100.
Varje dag i hundra dagar ska ett blogginlägg publiceras.
Initiativet kommer från Fredrik Wass som driver Bisonblogg och här kan du läsa mer om tankarna bakom just Blogg100 2017.

Kategorier: Motivation och Okategoriserade.

Kommentarer

  1. Johani Karonen

    En vill ju inte bli strukturfascist! Jag har börjat tillåta en grad av osäkerhet vid möten som jag själv kallar till. Med vuxna människor runt bordet kan resultatet infinna sig ändå. Att möten kan vara oförberedda kan ju ibland bero på att de inte går att förbereda, eftersom det är så mycket information som hänger i luften. En del gillar inte osäkerhet så genom att märka punkter på mötet med ”vi-jobbar-på’t” och ”det-ger-sig-när-vi-träffas” så är deltagarna mentalt förberedda på att det är dåligt förberett. Skulle det funka för er andra? Notera att själva osäkerhetsmärkningen är en viktig del av disciplinen. Den gör att oklarheter anses hanteras. Varma hälsningar /Johani

    • Ärligt Talat

      Ja, då har du ju i alla fall fått in mötesdeltagarna med rätt inställning och på det viset har de ju faktiskt möjlighet att förbereda sig. 🙂

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

tjugo − sju =